Nowoczesne środowisko druku na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego

Urządzenia Epson tworzą środowisko zarządzania dokumentacją

Nowoczesne środowisko druku na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego

Druk atramentowy i inteligentne oprogramowanie wspomagające skanowanie, są sercem zaplecza administracyjnego i biblioteki Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy.

Dokumentacja, wydruki i identyfikacja wizualna

Nowoczesny uniwersytet oprócz podstawowej funkcji, jaką jest przekazywanie wiedzy studentom i badania naukowe, jest także olbrzymią organizacją związaną z przetwarzaniem i generowaniem wielu tysięcy dokumentów. Są to m.in prace naukowe, podania oraz wszystko co wiąże się z zapleczem administracyjno-biurowym. Zapanowanie nad środowiskiem dokumentacji, niezależnie od koniecznych kompetencji zespołu wymaga odpowiednich narzędzi druku i inteligentnego skanowania.

Innym, równoległym obszarem są też wyzwania identyfikacji wizualnej i marketingu, polegające m.in. na tworzeniu atrakcyjnych plansz i plakatów - także wielkopowierzchniowych. Duża dynamika projektów oraz stosunkowo niskie nakłady sprawiają że zlecenie tych prac na zewnątrz pociąga za sobą niewspółmiernie duże koszty.

Chcąc sprostać tym wyzwaniom fachowcy z Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy rozpoczęli poszukiwania sprzętu, który pozwoliłby zrealizować wszystkie potrzeby zachowując niezawodność, szybkość druku oraz niskie koszty eksploatacji w dłuższym okresie użytkowania. Wskazane było, by urządzenia pochodziły od jednego producenta i charakteryzowały się przyjaznością pozwalającą na szybkie wdrożenie.

Atramentowy ekosystem druku

Po wnikliwej analizie dostępnych na rynku ofert tak pod kątem ceny zakupu urządzeń, jak i wszystkich powyższych aspektów, zdecydowano się wybrać nowoczesne rozwiązania druku atramentowego oferowane przez Epson. Na potrzeby zaplecza biurowego i dziekanatu Uczelni wybrano urządzenia wielofunkcyjne z serii WorkForce Pro: WF 5620, WF 5690 i WorkForce Pro 8590D3TWFC. Z kolei w gmachu głównym Biblioteki Uniwersytetu gdzie powstają okolicznościowe plansze, plakaty i akcydensy wielkiego formatu stanęła drukarka LFP SureColor T5000.

Wachlarz korzyści

Wdrożenie rozwiązań Epson natychmiastowo poprawiło komfort i efektywność pracy dziekanatu oraz biura Uczelni. Drukowanie na urządzeniach wielofunkcyjnych Epson - w tym dokumentów liczących dziesiątki stron - stało się z racji swej szybkości i natychmiastowej gotowości sprzętu do pracy czynnością intuicyjną, nie wymagającą przerywania innych zajęć. Wysoka jakość, a co najważniejsze trwałość druku, spełnia wszystkie wymogi archiwizacji dokumentów, prac naukowych czy korespondencji. Ogromnym pozytywnym zaskoczeniem dla osób pracujących w sekretariacie było odkrycie, że WorkForce to nie tylko drukarka, ale też urządzenie do inteligentnego zarządzania dokumentacją. Dzięki wbudowanemu szybkiemu dwustronnemu skanerowi i dołączonemu zintegrowanemi oprogramowaniu, digitalizacja recenzowanych prac naukowych zajmuje obecnie jedną piątą czasu, który był na to poświęcany wcześniej. W skali miesiąca pozwala to na oszczędność dziesiątek godzin pracy, pozwalając na realizację innych zadań.

Doceniona przez zespół ergonomia WorkForce to nie tylko komfort wynikający z cichej pracy, ale również przyjazny dla użytkownika interfejs, pozwalający na błyskawiczne wdrożenie rozwiązania bez konieczności wczesniejszych czasochłonnych szkoleń. Z kolei SureColor T5000 sprawdza się doskonale jako narzędzie autorskiego tworzenia tablic informacyjnych czy plakatów. Możliwość rezygnacji ze zlecenia tego rodzaju prac na zewnątrz przełożyła się na szybkość realizacji, a przede wszystkim oszczędności rzędu 30%.

Z punktu widzenia administracji uczelni wybór dedykowanej oferty od jednego dostawcy w codziennym zarządzaniu zapleczem IT przekłada się na sprawne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych w bardzo dobrej cenie.

Klucz do sukcesu? Kompleksowa oferta i testy

O wyborze Epson jako dostawcy ekosystemu druku zdecydowała jakość kompleksowej oferty, która konkurowała nie tylko ceną, ale też spełnieniem zróżnicowanych oczekiwań zespołu. Nie do przecenienia było też osobiste zaangażowanie lokalnego przedstawiciela firmy. Paradoksalnie technologia atramentowa, obecnie traktowana jako największa zaleta wybranych urządzeń, była traktowana nieufnie, lecz udostępnienie WorkForce na testy przed zakupem szybko i skutecznie rozwiało wątpliwości.

Widoki na przyszłość

Uniwersytet Kazimierza Wielkiego rozwija się, wraz z naborem kolejnych roczników studentów idzie także rozbudowa zaplecza. Już dziś mówi się o nabywaniu kolejnych kombajnów druku – prawdopodobieństwo, że będą nosiły logo Epson, jest bardzo wysokie. Co więcej wyposażanie sal wykładowych w projektory także przebiegać będzie z uwzględnieniem oferty firmy w tym zakresie.

Zdaniem Klienta

Mówiąc o korzyściach, jakie przyniósł administracji Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego wybór urządzeń Epson (np. WorkForce Pro 8590D3TWFC), warto zwrócić uwagę na niebywałe przyśpieszenie prac archiwizujących, które postrzegane były dotąd jako wyjątkowo żmudne i niewdzięczne. Dwustronne skanowanie z wykorzystaniem ADF redukuje tę czynność do włożenia pliku dokumentów, wyboru docelowego miejsca zapisania pliku i wciśnięcia "start". Pracownicy i studenci chwalą sobie jakość druku, w szczególności kolorowego, zaś jego odporność na wodę, ścieranie i światło daje gwarancję trwałości.

Z punktu widzenia zarządzania kosztami istotny jest nie tylko niski koszt strony, ale w równym stopniu oszczędności wynikające z niskiej awaryjności, gwarancji dostępności i minimalnego poboru prądu. Wszystkie te czynniki składają się na bardzo niski całkowity koszt eksploatacji urządzeń (TCO) Epson

Krzysztof Mieczykowski

Dział Informatyzacji, Specjalista  

Korzystając od kilku miesięcy z drukarki LFP SureColor T5000, jestem - zgodnie z oczekiwaniami - pod dużym wrażeniem jakości realizowanej na niej prac, bijących na głowę produkcje offsetowe. Dodatkowo dużym pozytywnym zaskoczeniem jest doskonałe radzenie sobie z rozmaitymi podłożami, które wykorzystujemy do druku (np. arkuszy tektury oryginalnie przeznaczonej do produkcji podkładek pod piwo) i doskonałością mechanizmów oraz sterowników drukujących. Przykładowo, kiedy podczas jednej z prac w połowie wydruku skończył się atrament i konieczne było jego uzupełnienie, urządzenie tak płynnie kontynuowało przerwaną pracę, że nie sposób było odszukać miejsca, w którym została zawieszona.

Paweł Zwierzchowski

Biblioteka UKW, Sekcja Informatyzacji